Most induló, többrészes cikksorozatunkban szeretnénk bemutatni a cégautó szabályzat legfontosabb elemeit, megosztva a munkánk során szerzett tapasztalatainkat.
Flottaszolgáltatóként sokszor kérnek tőlünk tanácsot ügyfeleink arra vonatkozóan, hogy milyen az a cégautó szabályzat, amely szervezetük számára a legjobb lehetőségeket tartalmazza, lefedve minden szükséges belső szabályt és autóhasználói esetet. Tanácsadó partnerként azt gondoljuk, mivel minden gazdálkodó szervezet egyedi, ezért számos megfelelő cégautó szabályzat létezik. Általános recept tehát nincs, a fontos az, hogy mindig az adott szervezet igényeihez igazítsuk a car policy-t. Sokéves tapasztalatunkra támaszkodva, mi ebben szeretnénk segítséget nyújtani cikksorozatunkkal.
Az első részben a vállalati gépjárműre jogosultak kérdésköréről és az autóhasználat szervezeti kapcsolódásairól kérdeztük Szepesi Reginát, az ALD Automotive Magyarország Kft. HR igazgatóját.
„Ha teljesen az alapoktól kellene felépíteni egy car policy-t, akkor arra törekednék, hogy egy mindenki számára egyértelmű szabályrendszer legyen, amit az adott szervezet igényei alapján alakítanék ki, figyelembe véve az életszerűség diktálta helyzeteket.” – kezdi Regina, és folytatja azzal a gondolattal, hogy az autóhasználat HR szempontból is egy nagyon fontos és kiemelt terület.
Egy adott vállalaton belül az egyes munkavállalói szinteket alapul véve érdemes meghatározni, hogy ki és főleg milyen gépjármű használatára jogosult, legyen szó akár úgynevezett státusz autóról, amelyet adott pozícióhoz, a juttatási csomag részeként nyújt a cég a munkavállalónak, vagy akár munka autóról, amely szükséges juttatás a dolgozó számára feladatai elvégzéséhez.
Szorosan kapcsolódik ehhez a céges és a magánhasználat kérdésköre is, amelynek különválasztása „akár szenzitív is lehet a munkavállalók számára. A vállalat által anyagilag nem, vagy csak részben támogatott magánhasználat juttatásbeli visszaesést jelenthet a munkatárs számára, illetve az egyes vállalatok által alkalmazott különböző nyomkövető rendszerek használata érzékenyen érintheti a munkavállaló privát szféráját”. Érdemes lehet ezeket a lehető legjobban a szervezethez és annak tevékenységéhez igazítani, figyelembe véve az autóhasználók elvárásait és a cég üzleti érdekeit.
„A céges autó mindenki számára kiemelt fontosságú egy szervezeten belül, különösen annak, aki jogosult a használatára. Éppen ezért egy car policy-ban azt is érdemes szabályozni, melyek azok az esetek, amikor valaki valamilyen okból kikerül a jogosultak köréből.” – világít rá Regina arra, hogy a cégautó szabályzatnak a különböző személyzeti változások eseteit is tartalmaznia kell. Az a leggyakoribb, amikor egy új belépő vagy egy jelenlegi munkatárs jogosulttá válik az autóhasználatra. Egy car policy-nak azonban azokat az eseményeket is le kell fednie, amikor munkaköri változás miatt már nem jogosult valaki az autóhasználatra, illetve amikor egy munkavállaló időlegesen (pl. szülési szabadság, külföldi kiküldetés) vagy végleg elhagyja a céget.
„Vannak olyan vállalatok, ahol a munkavállaló már az új pozícióba lépés kezdetétől használatba veheti a végleges autóját, vagy egy azonos kategóriájú csereautót biztosítanak számára új gépjárműve megérkezéséig, de láttam már arra is példát, hogy csak a próbaidő letelte után biztosítják a dolgozó számára a cégautóhasználat lehetőségét.” – állapítja meg HR igazgatónk. A továbbiakban arról mesél, hogy a távozó munkatársak eseteit is tanácsos egyértelműsíteni egy gépjármű használati szabályzatban. Ha például a munkavállaló a munkaviszony megszűnése után is engedélyt kap a gépjármű használatára, akkor hasznos előre lefektetni az esetleges felelősségi körök és kötelezettségek kérdéskörét egy későbbi vitás helyzet elkerülése érdekében.
Záró gondolatként kiemelnénk, hogy „a céges autó használatára jogosultak körét és szabályrendszerét mindenképpen fontos rögzíteni, és akár már 10-20 autós flották esetében is érdemes megalkotni egy részletes car policy-t annak érdekében, hogy a szervezet tagjai számára egyértelműek legyenek a cégautó használat szabályai”.
Szepesi Regina – ALD HR igazgató
Lengyel Krisztina – ALD Senior Key Account Manager