Piacvezető operatív lízing cégként nap, mint nap igyekszünk ügyfeleinket optimális szakmai tanácsokkal ellátni a flottakezelés minden területén. Gyakran a cégautószabályzat kialakítása kapcsán is támogatásunkat, véleményünket kérik, és bizalommal alkalmazzák sok éves tapasztalaton alapuló javaslatainkat.
Négy részes cikksorozatunk első három részében elsőként a cégautóra jogosultak kérdéskörét jártuk körbe, majd szó esett a választható modellekről és limitekről, legutóbb pedig a használói kötelezettségeket és felelősségi köröket részleteztük. A mostani, negyedik - és egyben utolsó - cikkünkben a cégautó kapcsán felmerülő használói teendőkről lesz szó, de úgy is fogalmazhatnánk, hogy a „gondos gazda” fogalmát fogjuk részletesebben körbe járni.
A „gondos gazda”, mint fogalom, számos más szakterület kapcsán is gyakran emlegetett kifejezés, amikor azt szeretnénk megfogalmazni, hogy egy adott eszköz használójának hogyan szükséges vagy inkább javasolt eljárnia a tárgy vagy eszköz használata során, annak érdekében, hogy a lehető legjobban megőrizze annak állagát.
De hogyan kapcsolódik ez egy vállalat gépjármű használati szabályzatához, és ezáltal a cégautó használatához? Felelős flottakezelőként hisszük és valljuk, hogy egy mindenre kiterjedő car policy-nak érdemes tartalmaznia olyan elvárásokat, szabályokat, amelyek arra vonatkozóan adnak részletes iránymutatást, hogy a cégautó használónak pontosan hogyan és milyen irányelvek mentén szükséges eljárnia az autóhasználat során.
Fontos például lefektetni, hogy új gépjármű rendelés esetén a használó felelőssége (részben vagy egészben), hogy milyen extratartalom kerül az autóba, és hogy az megfelel-e a car policy-ban megadott elvárásoknak, de ugyanilyen lényeges az is, hogy az új autó átvételénél a megrendelt extratartalom megléte ellenőrizve legyen a használó által, csakúgy, ahogy a frissen átvett gépjármű kifogástalan és hiánytalan állapota is. Amennyiben a cégautóra jogosult kolléga egy meglévő, használt flottaautót vesz birtokba új autóhasználóként, ugyancsak javasolt ellenőriznie az autó állapotát, valamint a kötelező tartozékainak hiánytalan meglétét (forgalmi engedély, kulcsok, szervizkönyv, kézikönyv), továbbá esetlegesen a gépjárműhöz tartozó üzemanyagkártyákat, azok érvényességét, illetve a hozzájuk tartozó PIN kódokat.
A gépjármű átvételét követően legtöbbször a használó feladata, de mindenképpen mondhatjuk, hogy felelőssége az autó működéséhez, használatához kapcsolódóan annak karbantartása, állagmegóvási céllal. Amellett, hogy rendeltetésszerűen használja és betartja a gyártói előírásokat, utasításokat, időszakosan szakszervizbe, illetve gumicserére szükséges vinni a gépjárművet, nem is beszélve a nem várt eseményekről, amikor egy káresemény kapcsán akár országúti segélyszolgálat segítségével, vagy saját maga karosszéria javítóhoz kell, hogy vigye az autót. Az ilyen mindennapos karbantartási események gördülékeny ügyintézéséhez elengedhetetlen, hogy az autó használója tájékoztatva legyen, hogy milyen esetben, kit és milyen elérhetőségen tud keresni, legyen szó a flottakezelő ügyfélszolgálatáról, assistance (országúti segély-) szolgálatáról, vagy akár a szervizpartnerekről. Kézenfekvőnek és talán feleslegesnek tűnhet a flottakezelői szolgáltatási szintek elérhetőségének részletezése a cégautó szabályzatban, de számos esetben tapasztaljuk, hogy jelentős időt, valamint akár költséget és fáradságot spórolhatunk meg, ha az autóhasználók pontosan tudják, mikor, kihez tudnak fordulni a mindennapi esetek ügyintézése kapcsán.
Ha már ismert a cégautó használók számára, hogy milyen fórumon tudnak segítséget kérni, illetve hol és hogyan tudnak ügyet intézni, akkor már az első és legnagyobb lépést meg is tették azon az úton, amelyen egy felelős autóhasználónak haladnia kell. Rögtön adódik a kérdés, hogy vajon mi szükséges még ahhoz, hogy teljeskörűen „gondos gazdává” váljanak? Erre a kérdésre röviden azt mondhatnánk, hogy a határidők betartása is legalább annyira lényeges, mint a gépjármű rendszeres karbantartása, állagmegóvása. Nagyon fontos ugyanis, hogy egy autó szervizelése időben, azaz a gyártó által előírt határidők előtt kerüljön elvégzésre, a gumicsere (időjárástól és/vagy az abroncsok kopottságától, állapotától függően) időben történjen meg, illetve egy esetleges káresemény esetén a károk az elvárt határidőkön belül kerüljenek bejelentésre. Ezen határidők betartásának szabályrendszerét és a kapcsolódó felelősségi körök tisztázását alapvető fontosságú rögzíteni egy cégautó szabályzatban, mert egy határidőn túl elvégzett szerviz, vagy egy későn bejelentett kár jelentős költségterhet jelenthet a vállalat és/vagy a használó számára, amelynek viseléséről szintén érdemes rendelkezni, elkerülvén a későbbi vitás helyzeteket. A teljesség igénye nélkül megemlítenénk például, hogy előfordul a kötelező szerviz elmulasztása vagy késői elvégzése kapcsán gyártói garanciavesztés, esetenként találkozunk gondatlan használatból eredő karbantartási igényekkel is, vagy akár tapasztaljuk azt is, hogy egy későn bejelentésre kerülő káreseménynek is lehetnek jelentős költségvonzatai. Ilyen esetekben hasznos lehet, ha mind a vállalat, mind az autóhasználó számára egyértelműen rendelkezik a car policy arról, hogy kinek, miért és milyen esetben szükséges felelősséget vállalnia, és kire, milyen költség hárítható át.
Mind a felelősség- és költségvállaláshoz, mind pedig a „gondos gazda” fogalmához szorosan kapcsolódik az a kérdéskör is, hogy az autóhasználó hogyan használja a cégautóját a mindennapokban, illetve ami szintén fontos, hogy a szerződött futamidő végén milyen állapotban adja le az autót. Természetesen mind a cégautót biztosító vállalat, mind a flottakezelő is pontosan tudja, hogy egy gépjármű a futamidő alatt úgymond „használva van”, és mint afféle használt autón, keletkeznek rajta kisebb-nagyobb sérülések. Ezek nagyobb része – a káreseményhez kapcsolódóak – javításra kerülnek a futamidő során, a gépjármű végleges leadása előtt. A tipikusan inkább kisebb sérülések pedig javítás nélkül maradnak, de ezek egy része az autó használat mivolta és kora szerint akár elfogadható is lehet. Hogy hol van a határ a rendeltetésszerű használat során keletkezett, kor és futás szerint elfogadható sérülések, illetve a nem elfogadható hibák, sérülések és károk között? Ennek meghatározásában egy flottakezelő minden bizonnyal tud segíteni, mert tapasztalatunk szerint ez is egy olyan kardinális kérdéskör, amelyet részletesen és pontosan javasolt rögzíteni egy cégautó szabályzatban, hogy elkerüljük a később vitás helyzeteket a vállalat és a cégautó használója között.
Felelős flottapartnerként csak javasolni tudjuk, hogy minden vállalat készítse el a saját igényeire kialakított és minden élethelyzetre kiterjedő cégautó szabályzatát. Mi, az ALD Automotive Magyarország Kft-nél, proaktív flottaszolgáltatóként készek vagyunk megosztani számos múltbéli tapasztalatunkat, és gyakorlati tanácsainkkal szeretnénk támogatni ügyfeleinket az optimális car policy kialakításában.
szerző: Lengyel Krisztina – ALD Senior Key Account Manager