HÍREK

22okt.

Cégautó szabályzat mesterfogások III.: Használói kötelezettségek és felelősségi körök

Cégautó szabályzat mesterfogások III.: Használói kötelezettségek és felelősségi körök

Piacvezető operatív lízingcégként nagyon fontos számunkra, hogy ügyfeleinket szakmai tanácsokkal lássuk el, és megosszuk velük tapasztalatainkat. Tanácsadó szerepünk egyik fontos pilléreként több évtizedes szakértelmünkkel igyekszünk támogatni ügyfeleinket olyan cégautó szabályzat kialakításában, amely a saját szervezetük számára minden szempontból a legmegfelelőbb, és tartalmaz egy belső szabályrendszert, kiterjedve minden autóhasználói esetre.

Négy részes cikksorozatunk első két részében a vállalati gépjárműre jogosultak kérdéskörét, valamint a választható modellek és a limitek, költségkeretek témakörét jártuk körbe. A mostani, harmadik részben a cégautó kapcsán felmerülő használói kötelezettségekről és a felelősségi körökről beszélgettünk Harta Róbert, operációs igazgatónkkal.

„A cégautó használata kapcsán nagyon fontos tisztázni, hogy milyen kötelezettségei vannak az autóhasználóknak, de legalább ennyire fontos lefektetni a cégautó szabályzatban, hogy milyen felelőssége van a flottáért felelős kollégának (flottamenedzsernek), és magának a vállalatnak.” – kezdi Róbert, majd folytatja azzal, hogy a cégautó használónak mindenekelőtt gondos, jó gazdaként kell eljárnia, bármi történjék is az autóval.

De hogyan lehet egy Car Policy-ban lefektetni, hogy egy cégautó használónak mit kell tennie, hogy minden helyzetben helyesen járjon el?

A kérdésre operációs igazgatónk adja meg a választ: „ A cégautó szabályzatnak mindenképpen tartalmaznia kell, hogy az autóhasználó, mint gondos gazda a gépjárművet érvényes okmányokkal (forgalmi engedély és vezetői engedély), a KRESZ szabályait betartva, az autót normál körülmények közt használja. Új autó átvétele esetén a felelős használó meg kell győződjön arról, hogy a gépjármű hibátlan állapotban, a rendelésnek megfelelő tartalommal került átadásra, míg egy meglévő, használt flottaautó birtokba vétele előtt javasolt ellenőriznie az autó állapotát, kötelező tartozékainak hiánytalan meglétét, esetlegesen a gépjárműhöz tartozó üzemanyagkártyákat, azok érvényességét, illetve a hozzájuk tartozó PIN kódokat.” – foglalja össze Róbert, majd kitér arra is, hogy hasznos, ha a car policy említést tesz arról is, hogy az autóhasználónak kötelessége megismernie az autót a használatba vétel előtt.

„Mindenkinek azt tanácsoljuk, hogy szánjon időt a gépjármű megismerésére, lapozza át annak használói kézikönyvét, ismerje meg az autóban elérhető extrákat, továbbá, ami a legfontosabb, azok gyakorlatban történő alkalmazását, mert ezzel nemcsak kényelmesebbé tehetjük az autóvezetést, vagy elkerülhetjük a nem megfelelő használatot, de kisebb vagy súlyosabb balesetek is megelőzhetők azáltal, hogy ismerjük az autónkat.” – javasolja operációs igazgatónk.

A gyakorlati használat praktikumai mellett a gépjármű pontos ismerete azért is nagyon hangsúlyos, mert a használó feladata, hogy az autót mindig megfelelő műszaki állapotban tartsa, kötelező vagy egyéb (ad-hoc) szervizigény esetén – a hiba jellegétől függően – azonnal vagy egy előre bejelentett időpontban a gépjárművet a szervizbe eljuttassa, és erről mind a saját vállalatánál a flottáért felelős személyt, mind pedig a lízingcéget tájékoztassa. Utóbbi, vagyis a bérbeadó informálásához fontos ismernie a használónak, hogy milyen elérhetőségen tudja bejelenteni például a kötelező szervizigényt, kit tud keresni egy gumicsere vagy -javítás kapcsán, illetve milyen számon érheti el a lízingcég assistance (országúti segély-) szolgálatát egy esetleges műszaki meghibásodás vagy lerobbanás esetén.

„Minél részletesebben tartalmazza a használó felelősségi körét egy car policy, annál jobban le lehet fedni az összes előforduló esetet, amellyel számos félreérthető vagy vitás helyzetet elkerülhetünk.” – összegzi Róbert a használói felelősségeket.

Bár a cégautó használata legnagyobb részben a gépjárművet igénybe vevőkön múlik, természetesen nemcsak az autóhasználóknak vannak kötelezettségei. Fontos az is, hogy a flottáért felelős személy munkájával támogassa a cégautóhasználókat, és rendszeres ellenőrzési pontok beiktatásával betartassa az előre lefektetett belső szabályokat.

„Csapatommal napi szinten támogatjuk adatokkal, információkkal a flottamenedzserek munkáját, és igyekszünk minél több ügyintézési feladatot levenni a vállukról.” – mondja lelkesen operációs igazgatónk, majd azt is hozzá teszi, hogy emellett kulcsfontosságú egy flottakapcsolattartó számára, hogy legyen egy belső adatbázisa, amelyben a flottainformációkat nyilvántartja.

„Egy mindenre kiterjedő cégautó szabályzatban a flottamenedzser hatáskörét és feladatait is pontosan meg kell határozni. Érdemes előre definiálni, hogy milyen kötelező tartalommal szükséges feltölteni az állományt érintő adatbázist, azokat ki, milyen rendszerességgel fogja összegyűjteni vagy éppen ellenőrizni, hogy mindig pontos és naprakész információkkal rendelkezzenek a cégautókról és az azokat használó kollégákról. Flottamenedzseri feladat lehet továbbá az autók állapotának időnkénti ellenőrzése (flotta szemlézés), mivel a vállalatnak időről időre hasznos lehet meggyőződni arról, hogy az autóhasználó kollégák valóban gondos gazdaként járnak el.” – részletezi Róbert, majd rátér arra, hogy ugyancsak a flottamenedzser felelőssége lehet a gépjárművek kiadásának vagy visszavételének dokumentációja, különösen, ha többek által használt, úgynevezett kulcsos autókról van szó.

„Érdemes szabályozni, illetve dokumentálni, amikor egy kolléga autót vesz át, vagy ad vissza, mert ennek később jelentősége lehet: például gyorshajtási bírság vagy káresemény esetén könnyebb meghatározni, ki vezette az autót, kit terhel a felelősség.” – világít rá operációs igazgatónk, és összegezve a felelősségi körök kérdését egyúttal javasolja, hogy időről időre (legalább évente) hasznos lehet tartani egy tréninget vagy belső megbeszélést, amelyen nemcsak a cégautó használók kötelezettségeit beszélik át az illetékesekkel, de kitérnek a flottamenedzserektől elvárt feladatokra is, lefedve minden olyan területet vagy kérdéskört, amely a cégautó használat során felmerülhet.

A felelősség és jogosultság témaköréhez szorosan kapcsolódik a céges és magánhasználat kérdésköre is, amely vállalatonként, illetve egy cégen belül akár pozíciónként is eltérő lehet. „Előfordul, hogy ez a kérdés fel sem merül, és nincsen korlátozva vagy szétválasztva (magán és céges útként) a cégautó használat. Van, ahol a juttatásként biztosított cégautók esetében nem korlátozzák, míg a munkaeszközként használt autóknál már kifejezetten szabályozzák a céges és magán út kérdéskörét. Továbbá olyan példát is láttunk már, amikor a teljes flottára – legyen szó úgynevezett benefit vagy munka autóról – elkülönítik a céges és a magán használatot, lehetővé téve ezzel az ÁFA visszaigénylést.” – részletezi Róbert a különböző lehetőségeket, egyúttal azt is hozzá teszi, hogy a céges használat után visszaigényelhető ÁFA egy közismert és számos cég által alkalmazott költségcsökkentési lehetőség.

„Ügyfeleink többsége a céges és magán út dokumentálására valamilyen GPS alapú rendszert használ, és ennek segítségével nemcsak hogy egyszerűen elkészíthető a szükséges adminisztráció, de az online, valós idejű nyomkövetéstől, a bonyolultabb flottakimutatásokon és üzemanyagkontrollon át egészen akár a lopásvédelemig terjedő szolgáltatások is elérhetőek az ügyfelek számára. Ezek a mindennapokban hozzájárulnak a flotta pontos és részletes nyilvántartásához.” – ismerteti operációs igazgatónk, és rámutat arra is, hogy a cégautó szabályzatban az előbb említetteken túl azt is érdemes lefektetni, hogy egy GPS eszköz alkalmazásáról nemcsak a cégautót vezető kollégákat, hanem a lízingcéget is fontos tájékoztatni a futamidő során felmerülő karbantartási események okán, továbbá a cégautó visszaadása előtt a beszerelt eszközt szükséges eltávolítani a gépjárműből.

„Flottatanácsadóként mindenképpen javasoljuk, hogy az alkalmazott cégautó szabályzat minél részletesebben tartalmazza az autóhasználathoz kapcsolódó kötelezettségeket, hogy mind a cégautót használók, mind pedig a flottáért felelős munkatársak számára egyértelműen ismert legyen, hogy kinek, mikor, és pontosan mi a felelőssége.” – összegzi az eddig elhangzottakat Harta Róbert, operációs igazgatónk, és zárásként hozzáteszi, hogy proaktív flottapartnerként készen állunk támogatni ügyfeleinket a cégautó szabályzat kialakításában.

szerző: Lengyel Krisztina – ALD Senior Key Account Manager